Evitarea orelor suplimentare

În acest număr:

• Necesitatea si abordarea productivității în birouri
• 1 Situatie reală simplă
• 3 Obiective
• 7 Beneficii
• 4 Faze ale implementării programului
• 2 exemple de rezultate ale practicilor noastre
• Despre Exegens si conceptul sau Strategic KAIZEN

Subiectele speciale de interes:

1. De la conştientizarea costurilor indirecte ridicate în birouri la planificarea și implementarea îmbunătăţirilor fezabile;
2. Implementarea soluţiilor IT/digitalizare în birouri nu exclude zonele în care munca este duplicată, neacoperită total, incompletă, supra-procesată sau cu viteză mică;
3. Necesitatea eliminării rezistenţei angajaţilor pe fondul confuziei dintre productivitate şi raţionalizare;
4. Prin programul nostru, timpul necesar pentru îndeplinirea sarcinilor și cantitatea de resurse umane necesare sunt reduse prin eliminarea activităților nenecesare, indiferent de frecvența lor.

Managerii fac afirmații precum:

1. Deși am reușit să avem rezultate ale îmbunătățirilor în departamentele de producție directă, activitățile de îmbunătățire din departamentele administrative și indirecte nu fac niciun progres;
2. Cred că nivelul costului în departamentele indirecte este ridicat. Mai mult, volumul de muncă în departamentele indirecte tinde să crească, dar nu avem soluții.
3. Chiar și după introducerea soluțiilor IT și de digitalizare în birouri, efectele așteptate nu s-au materializat. Deși munca s-a redus, nu am observat creșterea productivității sau reducerea costurilor. În schimb, au apărut confuzii legate de noile sisteme.
4. Vom continua cu restructurarea sistemelor de afaceri prin proiectarea și utilizarea de noi metode eficace de muncă.

PDF File: White-Collar Strategic KAIZEN

Conținut și nivelurile de îmbunătățire a productivității muncii în birourilor (1 post):

• Nivelul 1: Reducerea intrărilor de ore pentru ieșirile așteptate;
• Nivelul 2: Creșterea ieșirilor așteptate cu aceleași ore;
• Nivelul 3: Reducerea intrărilor și creșterea ieșirilor.

White-collar Strategic Kaizen: Productivitatea zonelor administrative și indirecte

Cât de mult a crescut productivitatea în birouri? Cu ce efecte?

Există două metode de îmbunătățire a productivității birourilor:

• „abordarea interior →  exterior” și
• „abordarea exterior → interior”.

Acest program are o „abordare interior → exterior”, care are un efect mare de îmbunătățire și este caracterizată prin proiectarea unui sistem de afaceri ideal sau dorit (fără investiții) și apoi se trece la un sistem funcțional. Acest lucru este diferit de reducerea pierderilor actuale și îmbunătățiri fragmentare și are ca scop proiectarea și îmbunătățirea fundamentală a întregului sistem de afaceri în birouri.

White-collar Strategic Kaizen: 3 Obiective și 7 Beneficii

În munca de birou, furnizarea de servicii către departamentele de producție este subiectul principal al muncii.

Situație reală: Odată, am întrebat o angajată din departamentul de planificare și control al producției ce fel de muncă face în acel moment. Ea a răspuns „Mi s-a cerut de către șeful de secție să examinez evidența orelor suplimentare din ultimele 6 luni”. Apoi, l-am întrebat pe șeful de secție dacă a oferit detalii despre ce a solicitat. El a spus: „Am nevoie de situația orelor suplimentare din sistem pentru ședința de producție de mâine, fără analize”. Este evident că în acest caz a fost un mare decalaj dintre serviciul furnizat (examinarea detaliată) și serviciul solicitat (fără analize). Astfel de situații nu sunt izolate în munca din birouri. Sunt fenomene creatoare de ore suplimentare (adesea inutile).

Așadar, este important să se acorde prioritate revizuirii serviciului necesar în sine (scopul așteptat al muncii; output-ul). Apoi, se poate evalua metoda de muncă și cantitatea necesară de muncă, luând în considerare diferite niveluri și elemente ale muncii.

Programul White-collar Strategic Kaizen are 3 obiective:

1. optimizarea alocării personalului;

2. reducerea/eliminarea orelor suplimentare;

3. îmbunătățirea procentului de muncă cu valoare adăugată.

Ne propunem să îmbunătățim capacitatea organizațională de rezolvare a problemelor prin crearea unui sistem pentru activități de îmbunătățire continuă în birouri.

Prin White-collar Strategic Kaizen introducem mecanisme precum:
(a) reproiectarea metodelor de muncă și ciclului de management PDCA,

(b) vizualizarea productivității greu de înțeles din birouri și

(c) conectarea continuă cu metodologia Strategic KAIZEN.

Programul White-collar Strategic Kaizen are 7 beneficii de bază

1. cunoașterea potențialului real de îmbunătățire a productivității;
2. optimizarea alocării oamenilor;
3. reducerea/eliminarea orelor suplimentare;
4. creșterea vitezei de realizare a sarcinilor;
5. creșterea eficacității și calității muncii oamenilor;
6. creșterea capacității proceselor;
7. reducerea numărului de documente utilizate.

Așadar, chiar dacă conținutul muncii este variat, complex și nu este ușor de recunoscut, chiar dacă volumul muncii este variat, chiar dacă standardizarea muncii este dificilă și adesea nu este important, în acest program vom crea un sistem pentru va promova continuu activitățile de îmbunătățire în birouri, astfel încât acestea să nu se termine niciodată.

4 Faze ale consultanței Exegens
Ținta: managementul productivității birourilor