• White-collar Strategic Kaizen_Evitarea Orelor suplimentare in Birouri

Evitarea orelor suplimentare

 11/02/2024
By Dr. Alin Posteucă

Seria productie: PC – 01

Volumul 1, Numărul 5

Orele suplimentare sunt în creștere în companii și reprezintă una dintre cauzele creșterii costurilor cu personalul și nu numai a acestor costuri. Un studiu de la Stanford a constatat că productivitatea pe oră scade brusc atunci când o persoană lucrează mai mult de 50 de ore pe săptămână.

Pentru a îmbunătăți productivitatea generală într-o companie, este necesară și o abordare a mentalității și a productivității forței de muncă indirecte, care include roluri precum supervizorii de producție, personalul de resurse umane și echipele de vânzări.

În munca de birou, furnizarea de servicii către departamentele de producție/productive este subiectul principal al muncii.

În acest număr:

  • Necesitatea si abordarea productivității în birouri
  • 1 Situatie reală simplă
  • 3 Obiective
  • 7 Beneficii
  • 4 Faze ale implementării programului
  • 2 exemple de rezultate ale practicilor noastre
  • Despre Exegens si conceptul sau Strategic KAIZEN

Subiectele speciale de interes:

  1. De la conştientizarea costurilor indirecte ridicate în birouri la planificarea și implementarea îmbunătăţirilor fezabile;
  2. Implementarea soluţiilor IT/digitalizare în birouri nu exclude zonele în care munca este duplicată, neacoperită total, incompletă, supra-procesată sau cu viteză mică;
  3. Necesitatea eliminării rezistenţei angajaţilor pe fondul confuziei dintre productivitate şi raţionalizare;
  4. Prin programul nostru, timpul necesar pentru îndeplinirea sarcinilor și cantitatea de resurse umane necesare sunt reduse prin eliminarea activităților nenecesare, indiferent de frecvența lor.

Managerii fac afirmații precum:

  1. Deși am reușit să avem rezultate ale îmbunătățirilor în departamentele de producție directă, activitățile de îmbunătățire din departamentele administrative și indirecte nu fac niciun progres;
  2. Cred că nivelul costului în departamentele indirecte este ridicat. Mai mult, volumul de muncă în departamentele indirecte tinde să crească, dar nu avem soluții.
  3. Chiar și după introducerea soluțiilor IT și de digitalizare în birouri, efectele așteptate nu s-au materializat. Deși munca s-a redus, nu am observat creșterea productivității sau reducerea costurilor. În schimb, au apărut confuzii legate de noile sisteme.
  4. Vom continua cu restructurarea sistemelor de afaceri prin proiectarea și utilizarea de noi metode eficace de muncă.

Conținut și nivelurile de îmbunătățire a productivității muncii în birourilor (1 post):

  • Nivelul 1: Reducerea intrărilor de ore pentru ieșirile așteptate;
  • Nivelul 2: Creșterea ieșirilor așteptate cu aceleași ore;
  • Nivelul 3: Reducerea intrărilor și creșterea ieșirilor.

White-collar Strategic Kaizen: Productivitatea zonelor administrative și indirecte

Cât de mult a crescut productivitatea în birouri? Cu ce efecte?

Există două metode de îmbunătățire a productivității birourilor:

  • „abordarea interior →  exterior” și
  • „abordarea exterior → interior”.

Acest program are o „abordare interior exterior, care are un efect mare de îmbunătățire și este caracterizată prin proiectarea unui sistem de afaceri ideal sau dorit (fără investiții) și apoi se trece la un sistem funcțional. Acest lucru este diferit de reducerea pierderilor actuale și îmbunătățiri fragmentare și are ca scop proiectarea și îmbunătățirea fundamentală a întregului sistem de afaceri în birouri.

White-collar Strategic Kaizen: 3 Obiective și 7 Beneficii

În munca de birou, furnizarea de servicii către departamentele de producție este subiectul principal al muncii.

Situație reală: Odată, am întrebat o angajată din departamentul de planificare și control al producției ce fel de muncă face în acel moment. Ea a răspuns „Mi s-a cerut de către șeful de secție să examinez evidența orelor suplimentare din ultimele 6 luni”. Apoi, l-am întrebat pe șeful de secție dacă a oferit detalii despre ce a solicitat. El a spus: „Am nevoie de situația orelor suplimentare din sistem pentru ședința de producție de mâine, fără analize”. Este evident că în acest caz a fost un mare decalaj dintre serviciul furnizat (examinarea detaliată) și serviciul solicitat (fără analize). Astfel de situații nu sunt izolate în munca din birouri. Sunt fenomene creatoare de ore suplimentare (adesea inutile).

Așadar, este important să se acorde prioritate revizuirii serviciului necesar în sine (scopul așteptat al muncii; output-ul). Apoi, se poate evalua metoda de muncă și cantitatea necesară de muncă, luând în considerare diferite niveluri și elemente ale muncii.

Programul White-collar Strategic Kaizen are 3 obiective:

1. optimizarea alocării personalului;

2. reducerea/eliminarea orelor suplimentare;

3. îmbunătățirea procentului de muncă cu valoare adăugată.

Ne propunem să îmbunătățim capacitatea organizațională de rezolvare a problemelor prin crearea unui sistem pentru activități de îmbunătățire continuă în birouri.

Prin White-collar Strategic Kaizen introducem mecanisme precum:
(a) reproiectarea metodelor de muncă și ciclului de management PDCA,

(b) vizualizarea productivității greu de înțeles din birouri și

(c) conectarea continuă cu metodologia Strategic KAIZEN.

Programul White-collar Strategic Kaizen are 7 beneficii de bază
  1. cunoașterea potențialului real de îmbunătățire a productivității;
  2. optimizarea alocării oamenilor;
  3. reducerea/eliminarea orelor suplimentare;
  4. creșterea vitezei de realizare a sarcinilor;
  5. creșterea eficacității și calității muncii oamenilor;
  6. creșterea capacității proceselor;
  7. reducerea numărului de documente utilizate.

Așadar, chiar dacă conținutul muncii este variat, complex și nu este ușor de recunoscut, chiar dacă volumul muncii este variat, chiar dacă standardizarea muncii este dificilă și adesea nu este important, în acest program vom crea un sistem pentru va promova continuu activitățile de îmbunătățire în birouri, astfel încât acestea să nu se termine niciodată.

4 Faze ale consultanței Exegens
Ținta: managementul productivității birourilor

Rezultatele practicilor noastre

Exemplul 1: Compania A (prelucrări metalice; 5 departamente vizate).

  • Tema: optimizarea alocării personalului și reducerea orelor suplimentare;
  • Rezultate (in 1,2 ani): eliminarea mediei de 23 de ore/persoană/lună, reducerea personalului din birouri cu 34% și creșterea % de muncă cu valoare adăugată cu 18%;

Exemplul 2: Compania B (industria alimentară; 7 departamente vizate);

  • Tema: restructurarea activității birourilor, reducerea orelor suplimentare și tranziția la îmbunătățirea strategică continuă (KAIZENshiro Culture);
  • Rezultate (in 1,5 ani): eliminarea mediei de 28 de ore/persoană/lună, optimizarea alocării personalului (de la 72-51) și implementarea abordării White-collar Strategic Kaizen.
Concluzie: Productivitate și ore suplimentare

Fără creșterea productivității în birouri, nu se poate vorbi sau gândi despre creșterea consistentă a productivității generale a companiilor.

Cu toate acestea, orele suplimentare la locul de muncă afectează atât angajații, cât și angajatorii. Deși inițial pot stimula productivitatea, supra-munca cronică poate duce la rezultate diminuate pe termen lung, oboseală și probabilitate crescută de erori. Angajații și angajatorii trebuie să recunoască semnele de stres extrem și să le abordeze prompt. Ignorarea acestor semne poate avea consecințe grave atât pentru individ, cât și pentru organizație. Un studiu de la Stanford a constatat că productivitatea pe oră scade brusc atunci când o persoană lucrează mai mult de 50 de ore pe săptămână. După 55 de ore, productivitatea scade semnificativ.

Pentru manageri, este important să promoveze cultura productivității în organizație și să ofere resursele necesare pentru a stimula angajații să fie eficienți. La rândul lor, angajații trebuie să fie conștienți de importanța productivității și să adopte metode și tehnici care să îi ajute să lucreze mai eficient.

Programul White-collar Strategic Kaizen, adesea numit „știința practicii”, are ca scop creștere susținută a productivității birourilor pentru a satisface nivelul ieșirilor de calitate, reducând fluctuațiile de muncă și supraîncărcarea oamenilor. În concluzie, White-collar Strategic Kaizen este abordarea strategică pentru crearea productivității în birouri, contribuind la succesul pe termen lung al companiilor.

Share:
Alin A. Posteucă, Ph.D., Ph.D.

The ”Traian Vuia” Prize Laureate of the Romanian Academy

Research priorities: strategic productivity improvement, production planning for takt profit, KAIZENshiro budgeting, profit bottleneck, work innovative design.

He is a consultant in productivity and profitability, CEO of Exegens®.

Alin A. Posteucă is a “Traian Vuia” Prize Laureate of the Romanian Academy – Department of Technical Sciences (highest scientific prize in Romania). This prize is for scientific research in the field of operational excellence.

He received his PhD in Industrial Engineering from the Polytechnic University of Bucharest, Romania, and another PhD in Managerial and Cost Accounting from the Bucharest University of Economics Studies, Romania. A did PhD research studies at the Institute of Technology, Linköping University, Sweden. He received his MBA from the Alexandru Ioan Cuza University of Iași, Romania. Posteucă has a bachelor’s degree in Accounting and Business Computer Science from the Alexandru Ioan Cuza University of Iași, Romania. He is a Certified Public Accountant in Romania.

Research priorities:

Alin A. Posteucă is a Romanian consultant in productivity and profitability whose main focus is the field of Takt Profit. He has more than 20 years of management consultant experience and received appreciations from his clients – top management – especially for the direct contribution to improve corporate performance with his own developed methodologies of Manufacturing Cost Policy Deployment (MCPD – strategic productivity system for target profitability), Speed-Based Target Profit (SBTP – production planning and control system to achieve the ideal state of the flow; Synchronous Profitable Operations – SPO), and Strategic Kaizen (SK – comprehensive productivity improvement system to achieve successive targets of Takt Profit with minimal or no investments) rather than the introduction of many conventional topics.

When researching the interactions between operating target time and inventory structures at the manufacturing flow level, he identified detailed typologies of losses and waste for each cost structure and discovered the modeling necessary to simultaneously achieve the operational and financial target performance expected by manufacturing companies. Posteucă used this research to determine the potential for feasible strategic productivity improvements and thus made it possible to choose and implement the most effective Strategic Kaizen projects to strive for the ideal state of manufacturing flow (SPO).

Posteucă investigated the typologies of losses and waste, such as, for example, losses of production volume or losses and waste for production control and their impact on cost structures. He showed how the effects of losses and waste on costs can be used to set improvable value targets of SPOs to achieve Takt Profit targets at the same time as takt time targets. He showed how to convert the target profit into Takt Profit (or profit per minute), thus facilitating planning and optimizing production, to continuously achieve the target profit, regardless of sales trend, increasing or decreasing. Takt Profit offers the possibility to establish the ideal and target state of SPO and consequently the strategic direction of feasible improvements. Production planning with the help of Takt Profit can turn the profit per minute into objectives of the strategic improvements achieved through the Strategic Kaizen projects. Alin Posteucă’s Takt Profit allowed the effectiveness of strategic improvements to increase considerably.

Today, many manufacturing companies use Takt Profit to achieve an effective and efficient balance between management results and management resources. In this way, production planning with the help of Takt Profit has the effect of integrating productivity review and improvement directly within the planning process and the transition from empirical to scientific strategic productivity improvements.

Posteucă is currently involved in research that focuses on the productivity of the future technologies.

He is a regular speaker at conferences and congresses covering topics such as: (1) productivity and profitability, (2) industrial engineering, (3) industrial strategies, (4) productivity competitive strategy.