Reforma Achizitiilor

Volumul 2, Numărul 1; Seria Supply Chain Strategic Kaizen: SCM – 01

Reforma achizițiilor: dizolvarea obstacolelor, reducerea incertitudinilor

Astăzi, oferirea de prețuri mai mici și competitivitatea pe întregul lanț de aprovizionare sunt vitale.

Obiectivul este să se obțină produse de calitate superioară, la costuri mai reduse și cu livrări la timp (QCD). Acest lucru implică concentrarea pe articolele esențiale, cum ar fi materii prime, componente, materiale auxiliare, echipamente și piese de schimb, acoperind întregul flux al afacerii, de la dezvoltare și producție până la vânzări și încasări.

Constrângerile și fluctuațiile aprovizionărilor reprezintă obstacole în procesul de producție. Reducerea “supply lead time” (comandă/livrare) și reducerea/eliminarea incertitudinilor sunt absolut necesitate. Îmbunătățirea continuă a costurilor totale de achiziție, inclusiv costurile produselor, logistice, operaționale și cele legate de stocuri și lead time, este prioritatea strategică de bază.

Exegens oferă suport atât pentru activitățile de reducere a ”supply lead time”, a stocurilor și a costurilor, cât și pentru îmbunătățirea strategică și ghidarea furnizorilor în construirea unui lanț de aprovizionare mai competitiv.

Vom efectua diagnostice simple și vom stabili domeniile și procesele prioritare care necesită reformarea strategică prin proiecte Strategic KAIZEN (pe baza KPI-urilor și metodologiilor proprii ale Exegens) cu scopul de a obține rezultatele așteptate într-o perioadă scurtă de timp, respectiv realizarea de achiziții la un nivel superior al QCD.

În figura de mai jos este prezentată ”alchimia achizițiilor” pentru a realiza îmbunătățirea și reforma achizițiilor (scurtarea Lead Time și reducerea stocurilor și costurilor pentru a realiza țintele succesive ale TAKT PROFIT).

Abordarea Exegens prin Strategic KAIZEN: 3 fluxuri de îmbunătățit

Realizăm creșterea competitivității achizițiilor prin reducerea LT și reducerea stocului și costurilor prin:

1. transparența deplină a ”fluxul de informații – LT comandă” și asigurarea că acesta este realizat cu acuratețe și rapiditate,
2. analiza momentului transferului de proprietate pe baza ”fluxului de bani – plata” și
3. pe baza primelor două fluxuri anterioare îmbunătățim ”fluxul material – LT livrare”, adică punctele de stocaj, frecvența achizițiilor, cantitatea, combinația și costurile asociate fiecărei tipologii de achiziție.

Echilibrarea și sincronizarea celor trei fluxuri se face pentru fiecare tip de articol achiziționat. Mai exact, urmărim integrarea/separarea PO (comandă de achiziție), instrucțiunile de livrare și utilizarea metodei VMI/Consignment. Proiectarea metodelor de achiziții ia în considerare prețul de achiziție împreună cu riscurile de achiziție, cum ar fi certitudinea cantității achiziției, LT și versatilitatea achizițiilor.

4 programe de îmbunătățire și inovare pentru cele 3 fluxuri de mai sus

1. Reducerea timpilor de procesare și acceptare a comenzilor de către furnizori: Optimizarea fluxului de comunicare și procesare a comenzilor, astfel încât să se reducă timpul necesar pentru a iniția și finaliza comenzile către furnizorii;
2. Acuratețea datelor calendaristice de disponibilitate pentru livrare de la furnizori: Asigurarea calității și consistenței datelor referitoare la livrări, esențiale pentru decizii informate și pentru evitarea întârzierilor sau erorilor în lanțul de aprovizionare și în programarea producției;
3. Scurtarea timpilor de livrare de la furnizori: Identificarea și eliminarea ineficiențelor care conduc la întârzieri în livrare (transport și manipulare). Optimizarea proceselor și logisticii pentru a reduce timpul necesar pentru a aduce materialele la destinație;
4. Concordanța dintre nivelul îmbunătățirilor realizate de către furnizori (QCD) și nivelul solicitat de către cumpărători: Alinierea performanței îmbunătățirilor și inovărilor furnizorilor cu cerințele și așteptările cumpărătorilor. Asigurarea unui echilibru între calitate, costuri și timp de livrare pentru o colaborare eficace și profitabilă în lanțul de aprovizionare, atât pentru cumpărător, cât și pentru furnizor (pe baza unei colaborări bune cu furnizorii)

Aceste 4 programe reprezintă pilonii Strategic Kaizen care contribuie la îmbunătățirea continuă a operațiunilor lanțului de aprovizionare. Înțelegerea profundă a situației actuale și clarificarea stării ideale (operaționale și financiare; nivelul ”Supply KAIZENshiro Cost” sau potențialul fezabil de reducere a costurilor în procesele de achiziții) sunt esențiale. După clarificarea obiectivelor (% de îmbunătățit), formulăm diverse măsuri de reducere a LT în achiziții și de reducere a stocurilor și costurilor care se potrivesc caracteristicilor articolelor achiziționate.

Rezultatele practicilor noastre

Exemplul 1: Compania A (produse electrice; achiziții din Europa, Asia de Sud, România și diverse țări din Asia de Sud-Est)

• Context: Întărirea competitivității costurilor de achiziție (marja de profit în scădere);
• Tema: Consolidarea lanțului de aprovizionare prin utilizarea Strategic KAIZEN;
• Rezultate în 2 ani:
  • reducerea material LT la achizițiile țintă cu 30%;
  • scăderea zilelor de stocaj cu materiile prime cu 15 %;
  • scăderea întârzierilor camioanelor cu 50%;
  • scăderea costurilor cu procesele de achiziții cu 11% pe an;
  • % de achiziții la timp: 92→97%;

Exemplul 2: Compania B (industria alimentară);

• Context: deteriorarea LT standard al achizițiilor și creșterea stocurilor de materii prime;
• Tema: restandardizarea LT materiale și reducerea costurilor din procesele de achiziții;
• Rezultate în 2 ani:
  • reducerea LT materiale cu 35%;
  • reducerea LT informații cu 37%;
  • reducerea costurilor proceselor de achiziții cu 10% pe an;
  • % de achiziții la timp: 88→96%.