Strategic KAIZEN Leadership (2)

Volumul 2, Numărul 3; Seria Strategic KAIZEN Leadership: SKL – 02

A) Strategic KAIZEN Leadership: revoluția ședințelor îmbunătățirilor

Echilibrul dintre timpul pentru muncă și timpul pentru îmbunătățiri este o preocupare pentru multe companii. Scopul este de a îmbunătăți productivitatea timpului muncii și de a elimina lipsa de timp alocat pentru îmbunătățiri.

Factorii care contribuie la lipsa alocării timpului pentru îmbunătățiri se referă la: (1) persoane care nu participă niciodată la îmbunătățiri, (2) planificarea îmbunătățirilor în timpul orelor de vârf ale schimburilor și (3) competențe insuficiente de a planifica si de a face îmbunătățiri în rândul managerilor, practicienilor și operatorilor.

În plus, dacă se alocă timpul necesar participărilor la îmbunătățiri, există preocupări cu privire la întâlnirile de îmbunătățire, cum ar fi întâlnirile excesive, conținutul superficial și duratele îndelungate. Pentru a îmbunătăți întâlnirile de îmbunătățire, companiile distribuie adesea materiale în avans și stabilesc reguli pentru întâlniri. Cu toate acestea, aceste măsuri sunt adesea insuficiente din cauza obiectivelor neclare care trebuie îndeplinite și a lipsei timpul limită până când trebuie să fie vizibile rezultatele pe plan operațional și financiar.

Abordările convenționale Kaizen sunt insuficiente. Trecerea la gândirea Strategic KAIZEN este necesară pentru planificări și îmbunătățiri cu succes, atât la nivel operațional, cât și la nivel strategic.

Un proiect Strategic KAIZEN durează între 1 și 3 luni și necesită alocarea de ore săptămânal (adese câte 5 ore pe săptămână; împărțite în 1-2 sesiuni pe săptămână) pentru întreaga echipă (adesea intre 5-7 membri) și timp pentru întâlniri scurte de 10 sau 20 de minute pentru schimburi de informații în formatele restrânse ale echipei  (2-3 membri ai unei echipe Strategic KAIZEN și alți colegi de ai lor care nu sunt membrii respectivului proiect Strategic Kaizen).

B) Cele 4 principii cheie ale partajării eficace și eficientă a informațiilor în cadrul întâlnirilor proiectelor Strategic KAIZEN

Pentru a derula întâlnirile Strategic KAIZEN, organizațiile trebuie să adopte o gândire orientate către scop, către KAIZENshiro. Iată principiile cheie:

1. Claritatea scopului: Înainte de a convoca orice întâlnire Strategic KAIZEN, liderii proiectelor trebuie să fie deja înștiințați de scopurile acesteia (1-3 ținte operaționale convergente la obiectivele strategice/țintele KPIs strategici și întotdeauna o țintă de reducere de cost convergenta la bugetul KAIZENshiro anual). Prin înțelegerea exacta a scopului, participanții au o busolă pentru a-și ghida contribuțiile în intervalul de timp stabilit strategic de către top manageri și în simbioză cu celelalte proiecte Strategic KAIZEN;
2. Pregătirea înainte de întâlnire: Strategic KAIZEN pledează pentru pregătirea proactivă. Materialele trebuie diseminate înainte, permițând participanților să se familiarizeze cu agenda, datele, țintele și contextul. Această pregătire anterioară întâlnirii asigură că discuțiile sunt substanțiale și concentrate;
3. Structura întâlnirii: Arhitectura întâlnirii Strategic KAIZEN se aliniază scopului său (vezi cele 10 tipologii de mai jos). Indiferent dacă este vorba de o sesiune scurta de 10 sau 20 de minute sau de o sesiune planificată săptămânal, formatul, durata și secvența trebuie să se armonizeze cu rezultatele dorite;
4. Abordare orientată spre acțiune: Strategic KAIZEN pune accent pe acțiune. Participanții ar trebui să părăsească întâlnirea cu directive clare – sarcini atribuite, decizii luate și acțiuni ulterioare delimitate. Scopul întâlnirii se extinde dincolo de discuții; culminează cu un progres tangibil vizibil la nivel operațional și financiar (în bugetul KAIZENshiro).

În esență, înțelegându-se scopul întâlnirilor Strategic KAIZEN, proiectând întâlnirile și transpunând deliberările în acțiune, organizațiile își pot ridica întâlnirile lor uzuale de la ritualuri banale de îmbunătățire la motoare dinamice de progres consistent spre KAIZENshiro.

C) Întâlnirile in cadrul proiectelor Strategic KAIZEN: 10 tipologii

În peisajul dinamic al afacerilor, schimbarea este inevitabilă. Organizațiile care îmbrățișează îmbunătățirea continuă strategică prosperă, în timp ce cele rezistente la schimbare riscă cel puțin să stagneze. Consolidați-vă întâlnirile Strategic KAIZEN, piatra de temelie a transformării strategice sistematice a productivității. Aceste întâlniri servesc drept catalizatori pentru schimbări pozitive, încurajând inovația, colaborarea și eficiența.

În funcție de scopul fiecărei întâlniri in Strategic KAIZEN, la Exegens utilizăm zece tipuri de întâlniri Strategic KAIZEN, astfel:

• Tipologia 1 – Solicitare de aprobare: se solicită aprobarea pentru modificări ale obiectivelor sau a soluțiilor propuse.
• Tipologia 2 – Crearea consensului: alinierea obiectivelor operaționale și financiare, promovarea acordului între membrii echipei cu privire la deciziile critice.
• Tipologia 3 – Schimb/Partajare de informații: diseminarea informațiilor esențiale din timpul derulării proiectului Strategic Kaizen, a celor mai bune practici și a potențialelor îmbunătățiri.
• Tipologia 4 – Cerere pentru o nouă direcție: furnizarea de instrucțiuni și îndrumări clare în cadrul unui proiect Strategic KAIZEN.
• Tipologia 5 – Extragerea ideilor: adunarea de idei inovatoare prin sesiuni de brainstorming.
• Tipologia 6 – Training/Workshop: dezvoltarea competențelor și diseminarea de noi metodologii.
• Tipologia 7 – Empatie: Sprijinirea bunăstării emoționale a membrilor echipei Strategic Kaizen.
• Tipologia 8 – Rezolvarea problemelor: abordarea provocărilor pentru a continua proiectul Strategic Kaizen.
• Tipologia 9 – Analiza parametrilor: analiza obiectivelor strategice și a țintelor KPI-urilor.
• Tipologia 10 – Lansarea/Finalizarea proiectului: inițierea, încheierea sau extinderea proiectelor Strategic KAIZEN.

Așadar, întâlnirile Strategic KAIZEN nu sunt simple ședințe; sunt motoare ale progresului. Indiferent dacă se caută un consens, se împărtășesc cunoștințe sau se empatizează cu membrii echipei, fiecare tip de întâlnire Strategic KAIZEN are un scop unic în atingerea obiectivelor organizaționale și propulsează continuu organizațiile către excelența operațională și financiară. Prin adoptarea acestor întâlniri Strategic KAIZEN, organizațiile deschid calea către o creștere durabilă, către o îmbunătățire sistematică și consistentă a Takt Profit și a KAIZENshiro.

D) Fișele de proiectare a întâlnirilor Strategic KAIZEN după tipul de întâlnire

Pentru a realiza un management eficace și eficient al întâlnirilor Strategic KAIZEN, este important să vă pregătiți fișe ale întâlnirilor în funcție de scop, in funcție de cele 10 tipologii de mai sus. Fără aceste fișe, atunci când participați la o întâlnire propriu-zisă Strategic KAIZEN, devine dificil să știți ce să faceți în mod concret.

La Exegens, organizăm ceea ce trebuie decis în prealabil sub forma unei „fișe de design de întâlnire Strategic KAIZEN” pentru fiecare dintre cele 10 tipuri de întâlniri.

Învățând cum să se selecteze și să scrie aceste foi a întâlnirilor Strategic KAIZEN, oamenii vor putea gestiona întâlnirile în mod eficace și mai eficient.

F) Rezultatele practicilor noastre

Prin cele 4 principii, cele 10 tipologii și cei 6 pași specifici fiecărui proiect Strategic KAIZEN se urmărește obținerea rezultatelor reale prezentate mai jos. Angajații dobândesc cunoștințe de îmbunătățire strategică și zilnică și performanța așteptată se îndeplinește.

1. Ca rezultate tangibile, se se pot enumera:

• Țintele Takt Profit și KAIZENshiro se îndeplinesc;
• Nu apar defecte și reclamații;
• Echipamentul menține performanța stabilă;
• Se dezvoltă mediul adecvat pentru realizarea țintelor operaționale și financiare conform cu obiectivele strategice asumate;
• Munca rutinieră și munca în cadrul proiectelor de îmbunătățire pot fie efectuate cu liniște sufletească și fără stres sau îngrijorare.

2. Schimbări ale modelului de comportament/obișnuințe

• Angajații dobândesc capacitatea de a menține elementele decise odată ce deciziile au fost luate;
• Angajații învață cum să recunoască anomaliile operaționale (abateri de la standarde fixe, norme și condiții normale);
• Angajații învață cum să îmbunătățească strategic procesele;
• Se consolidează abilitățile managerilor de a realiza și implementa strategii.

Ca urmare: munca devine mai ușoară, cu oameni pricepuți și un nivel ridicat de organizare strategică și operațională.

Referințe:

1. Posteucă, A (2023). Beyond Strategic Kaizen: Performing Synchronous Profitable Operations, Taylor & Francis, p. 35-60, New York.
2. Posteucă, A. (2019). Manufacturing Cost Policy Deployment (MCPD) Profitability Scenarios: Systematic and Systemic Improvement of Manufacturing Costs, Taylor & Francis, p. 41-74, New York.
3. Posteucă, A. (2020). Speed-Based Target Profit: Planning and Developing Synchronous Profitable Operations, Taylor & Francis, p. 113-189, New York.