Organizarea MCPD

 07/03/2019
By Dr. Alin Posteucă
Structuri pentru realizarea și susținerea țintelor și mijloacelor de îmbunătățire a costurilor

În episoadele anterioare am prezentat cum să abordăm condițiile inițiale ale mediului extern al companiei din perspectiva sistemului MCPD (respectiv modelul de productivitate al afacerii (PBM) ca bază pentru susținerea sistemului MCPD, scenariile de vânzări și impactul acestora asupra nevoilor de reducere a costurilor pentru îndeplinirea profitului țintă și etapele inițiale pentru implementarea obiectivelor de îmbunătățire a costurilor). Acum, încet, ne concentrăm pe volumul intern de muncă necesar pentru realizarea și susținerea excelenței operaționale de către sistemul MCPD. Mai exact, este timpul să răspundem la următoarea întrebare: Cum ar trebui să ne organizăm pentru a avea structuri eficace pentru a implementa un sistem MCPD de succes în compania noastră?

1. Condiții curente și provocări:

Planificarea, menținerea și îmbunătățirea continuă a implementării politicii de costuri (ținte și mijloace) ar trebui să se bazeze pe recunoașterea principalelor bariere sistemice care adesea stau în calea transformării armonioase a unei companii, și anume:

  • angajament managerial real;

  • rezistența la schimbare;

  • implicarea totală și continuă a tuturor departamentelor și nu numai;

  • comportament managerial reactiv;

  • implementarea incorectă și/ sau incompletă a proiectelor de îmbunătățire.

În acest context, pentru a îndeplini obiectivele anuale și multianuale ale KPI-urilor generale pentru afaceri și a celor legate de costul pierderilor – losses & waste – (CLW), este necesar să:

  • se creeze o structură organizațională care să susțină așteptările companiei și în special cele pentru țintele de îmbunătățire a costurilor;

  • se creeze un sistem de comunicare de jos în sus eficace (pentru planificarea, menținerea și îmbunătățirea continuă a țintelor de îmbunătățire a costurilor) pentru a răspunde rapid la cerințele de sus în jos (necesitățile de reducere a costurilor impuse de condițiile actuale și viitoare ale pieței și nevoia de profit);

  • se stabilească atribuții, competențe și responsabilități pentru fiecare grup de lucru și membru MCPD, într-o manieră cât mai independentă posibil, pentru a se asigura că țintele de îmbunătățire a costurilor sunt îndeplinite și pentru a monitoriza continuu performanța lor în conformitate cu țintele de reducere a costurilor convenite.

2. Abordarea noastră

Deci, nevoia pentru sistemul MCPD este strâns legată de îndeplinirea viziunii de productivitate a companiei și a misiunii de productivitate a companiei și, în special, de realizarea profitului țintă multianual cu ajutorul profitului intern multianual (din îmbunătățirea costurilor) și a obiectivului anual de îmbunătățire a costurilor.

Nevoile de satisfacție ale clienților sunt perene: creșterea numărului de produse, reducerea costurilor, creșterea calității și creșterea vitezei și agilității. Abordarea de reducere a costurilor necesită o atenție sporită asupra tuturor contaminărilor legate de costurile provenite din neproductivitate, pierderi – losses & waste – la nivelul fluxului de producție și nu numai.

Scăderea costurilor de producție poate viza doar reducerea costurilor din spatele pierderilor – loses & waste – și nu a costurilor percepute ca având o valoare adăugată din perspectiva clienților, eventual prin reducerea nivelului de calitate. Singura modalitate de a satisface clienții prin nivelul prețurilor preconizate și acționarii prin ROI-ul preconizat este reducerea continuă a costurilor prin creșterea productivității.

Stabilirea și dezvoltarea continuă a unei organizări eficace și eficiente a MCPD necesită următoarele activități:

A. Decizia de implementare a MCPD și prezicerea efectelor sale

Succesul sistemului MCPD depinde de gradul de implicare al managerilor seniori, deoarece orice consiliu de administrație dorește să maximizeze profiturile pentru investițiile lor prin minimizarea intrărilor de resurse și maximizarea ieșirilor de produse și servicii.

Prin urmare, persoana cu cel mai înalt grad în companie ar trebui să decidă transformarea companiei prin accentuarea gândirii pro-cost și pro-productivitate. Pentru a ajuta această decizie, poziționarea sau repoziționarea strategică companiei este necesară din punctul de vedere al necesității reducerii strategice a costurilor.

B. Organizarea sistemului MCPD: crearea de structuri pentru a sprijini îmbunătățirea costurilor

Crearea unei structuri organizaționale pentru a sprijini sistemul MCPD este necesară pentru a schimba informații cu privire la costurile de sus în jos și de jos în sus cu o precizie acceptabilă și în timp util pentru a susține obiectivele, misiunea și viziunea companiei în mod continuu.

Deci, principalul scop al organizării MCPD este de a furniza toate informațiile necesare pentru a elimina orice obstacol care poate sta în calea dezvoltării culturii pro-cost și, implicit, a culturii pro-productivitate. Mai exact:

  • Angajarea pentru sistemul MCPD 

În urma deciziei de implementare a sistemului MCPD și stabilirea așteptărilor strategice de reducere continuă a costului de producție, procedăm la stabilirea țintelor și mijloacelor anuale de îmbunătățire a costurilor bazate pe obiectivele anuale de îmbunătățire a costurilor pentru a obține profitul țintă anual. În acest scop, nivelul inițial al CLW este studiat pentru a determina starea actuală și pentru a identifica îmbunătățirile necesare. Organizarea și angajamentul față de MCPD acoperă toate departamentele fabricii: producție, calitate, mentenanță, managementul costurilor, achiziții, logistică materială, dezvoltare de produse, inginerie producție și departament resurse umane. Managerii și liderii acestor departamente sunt cei care susțin continuu sistemul MCPD.

  • Comitetul director al MCPD

Valoarea unui manager constă în capacitatea sa de a planifica acțiunile și de a efectua activitățile necesare pentru realizarea acestor acțiuni. Pentru a planifica acțiunile de implementare a obiectivelor de îmbunătățire a costurilor anuale, este necesar să se identifice direcția și mijloacele de realizare a obiectivelor stabilite. Pentru a planifica direcții strategice de reducere a costurilor, mai întâi este necesar să se stabilească științific țintele de îmbunătățire a costurilor anuale pentru atingerea obiectivului anual de îmbunătățire a costurilor și apoi să se declanșeze mijloacele anuale de îmbunătățire a costurilor în momentele cele mai potrivite. În caz contrar, declanșarea anuală a îmbunătățirii costurilor fără direcții de planificare duce la eșecul încrederii oamenilor în cultura îmbunătățirii continue a costurilor și nu numai.

În acest context, al luptei continue împotriva nivelului costului unitar de producție, atât frontal (costurile critice ale pierderilor – losses & waste – sau CCLW – problemele acute ale costurilor), cât și prin „încercuire” (CLW – problemele cronice ale costurilor), este necesară o direcție clară și identificabilă a tuturor riscurilor care pot apărea în calea îndeplinirii obiectivului anual de îmbunătățire a costurilor. În acest scop, este necesar să se desemneze un comitet de conducere MCPD coordonat de un manager având sarcini cu normă întreagă, care include membri la fiecare nivel de cost de familie de produse (PFC), având și ei sarcini cu normă întreagă și alți angajați care sprijină temporar anumite activități și acțiuni MCPD.

Comitetul director MCPD se întrunește zilnic și evaluează starea actuală a țintelor anuale de îmbunătățire a costurilor și a planificării mijloacelor pentru fiecare PFC, evaluează managementul zilnic al costurilor pentru a identifica stadiul rezolvării problemelor pentru țintele CLW și CCLW și evaluează și re-planifică promovarea sistemul MCPD în întreaga companie. În același timp, fiecare cerere oficială sau informală din partea clienților despre necesitatea reducerii prețurilor este capturată zilnic (direct de la clienți sau de la departamentul de marketing). Scopul principal este de a capta orice presiune asupra îmbunătățirii costurilor cât mai devreme posibil pentru a avea timp pentru planificarea și îndeplinirea țintelor potențiale anuale de îmbunătățire a costurilor, pentru a atinge obiectivul anual de îmbunătățire a costurilor.

  • Formarea unei echipe MCPD de implementare

Crearea echipelor de implementare este necesară pentru realizarea țintelor anuale de îmbunătățire a costurilor. Echipa inter-funcțională este formată pentru implementarea anuală a mijloacelor de îmbunătățire a costurilor (kaizen și kaikaku) cu ajutorul indicatorilor kaizen și kaikaku. Mărimea unei echipe variază între 3 și 7 membri și un singur lider. Fiecărui membru al echipei i se atribuie un rol clar. De obicei, un reprezentant al departamentului de management al costurilor face parte din echipă pentru a verifica exactitatea CLW și/ sau CCLW inițiale și pentru a cuantifica rezultatele. Fiecare echipă ar trebui să fie cât mai autonomă și cât mai obiectivă (să se bazeze exclusiv pe date și fapte reale culese de aceasta și validate managerial). Fiecare echipă ar trebui să poată verifica performanța obținută în îndeplinirea țintelor de îmbunătățire a costurilor din proiectul de îmbunătățire în raport cu nivelul setat inițial (știind exact ce KPI-uri sunt vizați a fi îmbunătățiți și miza în numerar a proiectului – reducerea/ eliminarea nivelului actual de CLW și/ sau CCLW). Toți membrii echipei de îmbunătățire a costurilor trebuie să poată adăuga valoare pe parcursul proiectului de îmbunătățire.

Managerul comitetului director MCPD se întâlnește săptămânal cu liderii echipelor de implementare pentru a identifica stadiul progresului proiectelor de îmbunătățire a costurilor, pentru a face posibilă deblocarea resurselor și pentru a furniza orice informații suplimentare necesare. La această întâlnire participă, de regulă, manageri din zona proiectului de îmbunătățire. În același timp, o dată pe lună, starea proiectelor de îmbunătățire în curs, rezultatele proiectelor finalizate, proiectele care urmează, eventual proiectele întârziate împreună cu cauzele întârzierii lor (proiecte începute sau nu) și planuri pentru extinderea orizontală a soluțiilor implementate cu succes (folosind one point lesson – OPL) sunt afișate la centrul de informații MCPD.

C. Comunicarea internă și externă a scopului sistemului MCPD

Această comunicare inițială de introducere a sistemului MCPD (kick-off) este benefică pentru a oferi echipelor de implementare și partenerilor externi (clienți importanți, furnizori majori și oficiali ai administrației locale; membri ai familiilor de angajați) cât mai multe informații și clarificări necesare. Prin urmare, această comunicare internă și externă are rolul de a îndrepta atenția către lupta cu reducerea continuă a costurilor de producție, pentru a asigura nivelul de competitivitate cerut de preț și de profit. Miza acestei comunicări este de a începe imediat punerea în aplicare a planului principal MCPD pentru extinderea și amplificarea acestui moment emoțional al unui nou început în istoria companiei.

3. Impactul așteptat

Aplicarea constantă și consistentă a sistemului MCPD implică colectarea, monitorizarea și interpretarea continuă a rezultatelor îmbunătățirii costurilor anuale și, implicit, a țintelor și mijloacelor anuale de îmbunătățire a costurilor. Tipurile de date și informații colectate sunt: (1) orientate către piață pentru ținta anuală de îmbunătățire a costurilor, (2) bazate pe profit pentru îmbunătățirea costurilor, (3) determinate de implementarea obiectivelor anuale de îmbunătățire a costurilor și (4) determinate de desfășurarea anuală a mijloacelor de îmbunătățire a costurilor. Monitorizarea și îmbunătățirea continuă a sistemului MCPD implică dezvoltarea sistemului de colectare, analiză și evaluare a datelor la nivel de shop floor pentru a sprijini interesul oamenilor pentru îmbunătățirea costurilor. În același timp, are loc raportarea continuă a rezultatelor tangibile și intangibile ale țintelor și mijloacelor anuale ale MCI.

Vă reamintim că, de obicei, CLW reprezintă 30-40% (uneori chiar în jur de 50%) din costurile totale ale unei companii de producție și căutăm să direcționăm îmbunătățirile productivității cât mai aproape posibil de costul ideal sau costul zero al pierderilor – losses & waste – ( CLW) pentru fiecare cost de familie de produse (PFC) și pentru întreaga companie.

Nu uitați, garanția sistemului MCPD este de a reduce anual costurile de producție cu minim 6% timp de 5 ani consecutivi.

Ce credeți?

Ce elemente sunt necesare pentru ca liderii de afaceri să aibă un sistem MCPD excelent care să sprijine organizarea MCPD – Structuri pentru realizarea și susținerea țintelor și mijloacelor de îmbunătățire a costurilor?

În episodul următor vom prezenta un subiect legat de pașii pentru a începe MCPD și vom prezenta modul de organizare a monitorizării și îmbunătățirii continue a sistemului MCPD la nivel de shop floor pentru a susține o cultură consistentă de îmbunătățire a costurilor.

Share:
Dr. Alin Posteucă is a consultant in productivity and profitability, CEO of Exegens® and the author of Manufacturing Cost Policy Deployment (MCPD) and Speed-Based Target Profit (SBTP) concepts. His major research areas include manufacturing policy deployment, manufacturing cost improvement and visible profitability of operational excellence by improving productivity. His recent research includes the impact of Industry 4.0 on planning and developing synchronous profitable operations and on information systems of cost and budget in order to substantially improve the operational unit costs.

He has been actively involved in various industrial consulting and training projects for more than 20 years, delivering training/ workshop programs in Productivity, Innovation, Business Transformation and Leadership for over 5,000 participants.

He has a Ph.D. in Industrial Engineering and a Ph.D. in Managerial Accounting. He has an MBA Degree and a BA Degree in Accounting and Computer Science and he is certified Public Accountant in Romania. He has published in various research journals and presented papers at numerous conferences and congresses regarding Productivity, Profitability and Industrial Engineering.

Dr. Alin Posteucă is the author of Manufacturing Cost Policy Deployment (MCPD) and Speed-Based Target Profit (SBTP) concepts, published in four books at Productivity Press – Routledge/ CRC, New York (USA).