Proiectarea metodelor de muncă pentru creșterea productivității în birouri și servicii

Îmbunătățirea productivității cu mai mult de 200% fără investiții, cu o abordare creativă/ inovativă.

Metodologia japoneză Managing Office Productivity (MOP) este o abordare structurată pentru a detecta și elimina toate pierderile care apar în fluxul unei activități pentru a asigura productivitatea în birouri. Mai întâi, MOP este cel mai eficace și mai puternic mod de a înțelege și documenta profund modul de a munci și apoi de a îmbunătăți inovativ procesele din birouri. Acesta surprinde în profunzime toate sub-activitățile unui proces. Analiza se face pentru identificarea funcțiilor de bază (BF) și a funcțiilor auxiliare (AF) a activităților și acțiunilor întreprinse pentru reducerea și eliminarea pierderilor. Metodologia MOP asigură cea mai bună proiectare a unui viitor proces bazat pe eliminarea pierderilor.

MOP este un instrument simplu, dar foarte eficace, care a oferit avantaje competiționale excelente prin productivitate pentru companiile care au implementat metodologia în procesele din zona administrativă.

Provocări curente și viitoare (opiniile managerilor)

Noi suntem conștienți că avem costuri indirecte ridicate în zonele administrative.

Managerii știu că nivelurile costurilor indirecte fixe și variabile sunt mari și în continuă creștere în zonele administrative, dar nu au un instrument eficace pentru a crește productivitatea muncii în birouri pentru a reduce costurile din această zonă.

Chiar dacă am implementat soluții IT în birouri, încă există zone în care munca este duplicată, neacoperită total, incompletă sau viteza este mică.

De cele mai multe ori, implementările IT vizează îmbunătățirea calității informațiilor, dar nu și a productivității activităților din birouri. În multe companii sunt necesare multe întâlniri departamentale sau interdepartamentale care să dezbată probleme de productivitate a muncii oamenilor din birouri și/ sau probleme generate de soluțiile IT implementate.  Adesea soluțiile găsite sunt volatile deoarece: (1) conținutul muncii în birouri este mare, complex și nu este ușor de recunoscut și (2) standardizarea muncii de birou este dificilă pe fondul schimbării dese a nevoilor de output-uri.

Conceptul de Managing Office Productivity (MOP) (by Dr. Shigeyasu SAKAMOTO)

Optimizarea numărului necesar de angajați și a costurilor indirecte asociate în zonele de birouri

Creșterea productivității muncii din birou și reducerea reală a costurilor indirecte impune evaluarea sau realocarea numărului de angajați în loc de îmbunătățiri bazate pe timpi. Adesea îmbunătățirile bazate pe timpi în zonele de birouri sunt nerealiste. Pentru a crește cu adevărat productivitatea în birouri este nevoie de o abordare clară a intrărilor/ ieșirilor care să genereze o reducere a conținutului muncii și o alocare corectă a unui număr adecvat de angajați necesari (input) și menținerea nivelului de output prestabilit.

Eficacitatea utilizării angajaților în birouri

Chiar dacă rezistența angajaților este mare atunci când este nevoie de creșterea productivității în birouri, adesea pe fondul confuziei dintre productivitate și raționalizare, ideile inovatoare generate de tehnica MOP asigură pe deplin rezultatele necesare, rezultate măsurabile, prin utilizarea tehnicilor de inginerie industrială în zonele de birouri. Prin utilizarea MOP, timpul necesar pentru îndeplinirea sarcinilor și cantitatea de resurse umane necesare sunt reduse automat prin eliminarea activităților nenecesare, indiferent de frecvența de realizare a activităților. În acest fel, costurile indirecte din zonele de birouri sunt reduse.

Scopurile de bază ale MOP:

  • Cunoașterea potențialului real de îmbunătățire a productivității in zonele administrative;
  • Reducerea numărului necesar de oameni din zonele administrative;
  • Creșterea vitezei de realizare a sarcinilor fără a afecta nivelul de calitate al muncii din birouri;
  • Creșterea eficacității muncii oamenilor;
  • Creșterea capacității proceselor din birouri;
  • Reducerea numărului de documente utilizate în zonele de birouri;
  • Reducerea consumurilor materiale din zonele de birouri.

Consultanță MOP: Pașii principali

Prin urmare, MOP este o tehnică eficace pentru a obține rezultate eficace. MOP se bazează pe experiența în zonele de producție cu ingineria industrială. Există trei subiecte în MOP cu privire la trei dimensiuni ale productivității: Metoda – M, Performanța – P și Utilizarea – U. Ele se numesc M-MOP, P-MOP și U-MOP. Aceste trei dimensiuni multiplică rezultatele productivității. Dimensiunea M contribuie la eficacitate. Dimensiunea P contribuie la eficiență. Dimensiunea U nu poate furniza rezultate clare fără M si P. Sinergia celor trei dimensiuni determină îmbunătățirea productivității in zonele de birouri.

Pentru a crește productivitatea în zonele administrative prin utilizarea MOP, prin proiectarea unei noi metode de muncă pentru noi procese, este nevoie de parcurgerea următorilor 6 pași:

Rezultate așteptate: Excelența în productivitatea birourilor

Reducerea reală și măsurabilă a numărului de angajați necesari pentru a efectua munca în birouri.

Exemple de rezultate obținute în zonele de birou dintr-o companie japoneză de producție renumită la nivel mondial în instrumente audio:

 

Notă: Funcții de bază (BF%) – funcția activității care contribuie direct la schimbarea de la condiția de intrare la condiția de ieșire.

Companiile care au aplicat cu succes MOP provin din următoarele domenii:

  • Producția de aluminiu (Japonia)
  • Producția de instrumente audio(Japonia)
  • Industria produselor IT & telecomunicații (Japonia)
  • Industria alimentară (Japonia)
  • Industria materialelor alimentare (Japonia)
  • Producția de foi de sticlă (Japonia)

Contactați-ne pentru a afla mai multe despre cum putem ajuta organizația dumneavoastră cu serviciile noastre de consultanță și training.